「終わったと思ったのに終わっていなかった」

共用灯交換で学んだ備えの大切さ

先日、弊社が管理しているアパートで「共用灯が何本か切れている」という連絡をいただきました。

共用廊下の照明は入居者様が毎日利用する設備ですので、暗い状態が続くと不便ですし、防犯面から見てもできるだけ早く対応したいものです。

ご連絡をいただいた時点では、同じフロアで3本の照明が切れているとのことでした。

そこで現場担当者が訪問し、手持ちの交換用LEDライト2本を使って交換を実施しました。しかし、持参していた交換用ライトは2本だけだったため、残りの1本については後日改めて交換することになりました。

その時は、「あと1本交換すれば完了だな」と考えていました。

【交換前のライト】

後日、残り1本を交換

数日後、交換用のLEDライトを準備し、残り1本の照明交換のため現地へ向かいました。

作業自体はすぐに完了しました。

これで共用灯の不具合はすべて解消されたと思い、「よし、終わった」と一安心。

ところが、ここから思わぬ展開が待っていました。

【交換したLEDライト】

EEスイッチの動作確認をしてみると…

私は以前、「EEスイッチを反応させる棒」を自作しました。

EEスイッチとは、周囲の明るさを感知して照明を自動で点灯・消灯させる装置です。昼間は消灯し、暗くなると点灯するため、共用灯などで広く使用されています。

昼間に共用灯の球切れを確認する場合、このEEスイッチを意図的に反応させる必要があります。

そのため以前、現場確認を効率化する目的で、EEスイッチに影を作って夜間状態を再現できる棒を自作しました。

今回もせっかく現場に来たので、その棒を使ってEEスイッチを反応させ、共用灯の最終確認をしてみることにしました。

【自転車置場の背面の上部にあるEEスイッチ】

【すごく狭いところにあるEEスイッチ】

すると……

なんと、

さらに2本の照明が切れていたのです、、

【2本切れ+半分切れ1本】

なぜ最初に気付かなかったのか

最初に「3本切れている」と連絡をいただいていましたので、その情報を前提に作業を進めていました。

しかし実際には、昼間の明るい時間帯だったこともあり、EEスイッチで点灯確認をしなければ判別できない照明が残っていたようです。

共用灯の場合、

・すでに消灯している照明だけを目視で確認していた
・一部の照明は昼間なので点灯状態を確認していなかった
・連絡内容を基準に作業を進めてしまった

といった要因が重なり、結果として追加の球切れを見逃していたことになります。

もちろん、入居者様からの情報は非常にありがたいものです。

しかし現場確認を行う以上は、「連絡のあった箇所以外にも不具合があるかもしれない」という視点を持つことが大切だと改めて感じました。

結局その日のうちに再訪問

追加で切れている2本を発見した以上、そのまま放置するわけにはいきません。

しかしその時点では交換用LEDライトを十分に持っていませんでした。

そこで一度戻り、必要な部材を準備して再び現場へ向かうことになりました。

結果として、

1回目の訪問
↓
後日2回目の訪問
↓
追加不具合発覚
↓
部材準備
↓
3回目の訪問

という流れになりました。

無事に全ての照明交換は完了しましたが、正直なところかなり時間を使ってしまいました。

移動時間だけでも相当なものですし、その間に対応できた他の業務もあったはずです。

【すべて点灯しました！！】

本当にもったいなかった時間

賃貸管理の仕事をしていると、「作業時間」よりも「移動時間」の方が長くなることが少なくありません。

実際に照明交換そのものは数分で終わる作業です。

しかし、

・物件までの移動
・駐車場所の確保
・脚立や工具の準備
・現場確認
・写真撮影
・報告作成

などを含めると、それなりの時間が必要になります。

さらに同じ物件へ何度も往復することになると、そのロスは決して小さくありません。

今回のケースでは、最終的に照明交換自体よりも移動や再訪問に費やした時間の方が圧倒的に長かったように感じます。

今後の改善策

今回の経験から、今後は現場対応車両であるスーパーキャリイに、以下のものを常備しておこうと決めました。

交換用LEDライト

最も重要なのが交換用LEDライトです。

もちろん全ての種類を大量に積んでおくことは難しいのですが、共用灯で使用頻度の高いタイプについては、ある程度在庫を積載しておくことで緊急対応が可能になります。

球切れを発見したその場で交換できれば、再訪問の手間を大幅に削減できます。

EEスイッチを反応させる棒

今回、切れている照明を発見できたのは、この棒を持参していたおかげでした。

もし持っていなければ、

「交換完了」

と思ったまま帰ってしまい、後日あらためて入居者様から連絡をいただいていた可能性もあります。

そうなるとさらに訪問回数が増えていたでしょう。

小さな道具ですが、非常に大きな効果を発揮してくれました。

今後は忘れずに車内へ常備しておこうと思います。

現場でのひと手間が大きな差になる

賃貸管理業務では、効率化という言葉がよく使われます。

しかし効率化とは、単純に作業スピードを上げることだけではありません。

今回のように、

「その場で最終確認を徹底する」

「必要な部材を常備する」

「想定外の不具合も疑う」

といった事前準備や確認作業も立派な効率化です。

たった数分の確認を省略した結果、後日数時間のロスにつながることもあります。

逆に言えば、その場で少し丁寧に確認するだけで、再訪問やクレーム対応を未然に防げるケースも少なくありません。

まとめ

今回の共用灯交換では、

「3本切れている」という連絡から始まり、

2本交換
↓
後日1本交換
↓
EEスイッチで点灯確認
↓
さらに2本発見
↓
再訪問して交換

という予想外の流れになりました。

結果的には全ての照明交換を完了できましたが、何度も現場へ行くことになり、かなりの時間を費やしてしまいました。

ただ、その経験のおかげで改めて学べたことがあります。

それは、

「現場確認を徹底すること」と「よく使う部材や工具を車に常備することの重要性」

です。

今後はスーパーキャリイに交換用LEDライトとEEスイッチを反応させる棒を常備し、どの現場でもその場で完結できる体制を整えていきたいと思います。

失敗や手間は決して嬉しいものではありませんが、一つひとつの経験を改善につなげることで、より良い管理業務につなげていければと思います。